Event break-even calculator

Waarom de meeste events niet omvallen op de zaalhuur

Vraag een organisator naar zijn begroting en je krijgt vier bedragen: de zaal, de artiest, de techniek en de beveiliging. Die vier zijn groot, ze staan in een offerte en je kunt er niet omheen. Precies daarom gaat het er zelden mis. Ze zijn zichtbaar, dus ze worden ingecalculeerd.

Waar het misgaat is de laag eronder. Buma over je kaartverkoop, de verzekering die de zaal eist, de vaste kosten per ticket van je ticketpartij en het percentage dat de betaalprovider inhoudt. Los is elke post klein. Bij elkaar zijn het tien tot vijftien procent van je kaartomzet, en dat is meestal precies de marge waarop je dacht te draaien.

De vier posten die er standaard in staan

Buma Stemra

Draai je muziek van aangesloten makers, dan betaal je een deel van je recette aan Buma Stemra. Dat geldt voor een dj-avond net zo goed als voor een concert. Het tarief hangt af van het soort event, dus het percentage in deze tool is een startpunt en geen eindafrekening. Het punt is dat het meetelt, niet dat het exact klopt.

Verzekering

Aansprakelijkheid is bijna altijd een eis van de zaal of de gemeente. Annulering kies je zelf, en dat wordt pas interessant als je artiestenkosten vooruit hebt betaald. Het is een vast bedrag, dus het drukt het hardst op kleine events.

Betaalkosten per ticket

Bijna elke ticketpartij rekent een vast bedrag per ticket plus een percentage over de prijs. Bij een ticket van tien euro is dat een groter deel van je opbrengst dan bij een ticket van vijftig. Daarom staan die twee hier apart en niet als één getal.

No-show

Hier zit het misverstand dat de meeste spreadsheets fout doen. Iemand die niet komt opdagen heeft zijn ticket al betaald, dus je kaartomzet blijft gelijk. Wat je wel kwijtraakt is zijn besteding aan de bar, en die is bij veel events een groter deel van de winst dan de tickets zelf. Daarom rekent deze tool no-show door op je barmarge en niet op je kaartverkoop. Het aantal aanwezigen zie je apart staan, want daar plan je je inkoop en je beveiliging op.

Hoe break-even hier berekend wordt

Eerst tel ik je vaste kosten op. Dat zijn de posten die je ook betaalt als er niemand komt. Daarna reken ik uit wat één verkocht ticket netto bijdraagt: de ticketprijs, min het deel dat naar Buma en de betaalkosten gaat, plus wat die bezoeker gemiddeld achter de bar oplevert. Je vaste kosten gedeeld door die bijdrage is het aantal tickets dat je nodig hebt.

De tabel met bezettingsgraden laat zien wat er gebeurt bij een kwart, de helft, driekwart en een volle zaal. Dat is het getal waar je op moet sturen, want bijna niemand verkoopt uit. En de laatste blok draait de rekensom om: welke ticketprijs heb je nodig om je winstdoel te halen bij het aantal tickets dat je realistisch denkt te verkopen.

Hoe je dit zonder tool zou doen

Met een spreadsheet, en dat werkt prima tot je iets wilt veranderen. Zodra je de ticketprijs aanpast moet je op vier plekken tegelijk rekenen, want de prijs zit in je kaartomzet, in je Buma-afdracht en in je betaalkosten. Dat is de reden dat de meeste eventbegrotingen één keer gemaakt worden en daarna niet meer worden aangeraakt.

Deze tool rekent alles opnieuw zodra je één veld aanraakt, zodat je kunt schuiven tot het klopt. Alles gebeurt in je eigen browser. Je begroting gaat nergens heen.